Cómo planificar de forma flexible nos ayuda a ser más productivos [Herramienta]
Tanto si somos emprendedores, como si gestionamos equipos en una empresa, la planificación forma parte de nuestro trabajo, y hacerlo efectivamente nos ayuda a ganar en productividad.
Convertirnos en profesionales resilientes nos ayuda a mejorar nuestra habilidad para adaptarnos a situaciones adversos. Por suerte ya contamos con tecnología accesible que nos ayuda a modificar nuestra planificación tantas veces como necesitemos, sin llevarnos sorpresas no gratas.
Vivimos en la época de la volatilidad. El permanente cambio está a la orden del día. Las empresas deben moverse con agilidad, adaptar sus modelos de negocio a las exigencias del mercado antes de que sea demasiado tarde. Lo mismo ocurre con nuestra marca personal. Así lo reivindica una y otra vez la resiliencia, el motor de la innovación y el progreso. La capacidad para adaptarnos con éxito a agentes perturbadores.
Según explica el psicólogo y Premio Nobel de Economía Daniel Kahneman, tener un plan nos hace víctimas de una ilusión que no nos permite identificar muchos de los posibles riesgos durante la ejecución del proyecto. Si trabajamos con planificaciones flexibles, capaces de gestionar la incertidumbre del trabajo diario, estaremos resolviendo un paradigma que nos ha perseguido siempre: la gestión del cambio.
Estamos rodeados de artículos que nos explican cómo ser productivos, cuáles son los mejores hábitos para mejorar el trabajo en nuestro día a día, pero pocos nos explican cómo gestionar los inevitables contratiempos que ponen en jaque la productividad alcanzada. La naturaleza de cualquier proyecto profesional se rige por los numerosos cambios que amenazan nuestra planificación. Por eso, es importante saber cómo podemos planificar con el fin de capear y gestionar adecuadamente todo lo que nos vayamos encontrando en el camino.
Métodos ágiles para gestionar contratiempos
Gracias a metodologías ágiles, muy utilizadas en sectores como el desarrollo de software, podemos planificar nuestros proyectos en pequeños bloques, revisar constantemente lo finalizado e ir trabajando para mejorar cada versión terminada. Podríamos estar hablando de micro-proyectos dentro de un gran proyecto. Esto nos permite tomar decisiones rápidas y eficaces, orientadas a las exigencias reales del cliente. De nada sirve, planificar para seis meses, si en dos semanas cambiamos el plan previsto.
De hecho, proyectos desarrollados en industrias menos tolerantes al cambio, como el diseño industrial o el sector de la construcción, ya se están abriendo a incorporar este tipo de técnicas ágiles, siempre y cuando puedan trabajar con herramientas predictivas. Ya que sus planes van más allá que un simple par de semanas.
Aquí entran en escena aplicaciones que están revolucionando la Gestión de Proyectos tal y como hasta ahora la conocíamos. Un ejemplo de ello es la tecnología de Sinnaps, adaptada también a cualquier profesional, sea del sector que provenga.
No importa si no somos expertos en Dirección de Proyectos, ni en métodos ágiles o técnicas predictivas. Hoy en día, la tecnología se pone de nuestra parte para ayudarnos a realizar planificaciones flexibles con las que podamos mover actividades del calendario, cambiar, añadir o eliminar recursos, incorporar nuevas personas al equipo, e incluso cambiar objetivos que en un principio parecían inamovibles.
Las aplicaciones de gestión actuales nos ayudan a planificar de manera flexible
En la actualidad contamos con un listado de herramientas online que nos ayudan a reducir el tiempo de la planificación, pasar a la acción cuanto antes y gestionar los contratiempos venideros. Sinnaps, por ejemplo, es utilizada por Project Managers profesionales y cada vez más extendida en la gestión de PYMES de todos los sectores.
¿Cómo ahorramos tiempo al planificar? La potente tecnología de este tipo de herramientas utiliza una lógica basada en técnicas PERT (Project Evaluation and Review Techniques) y CPM (Critical Path Method), con la que calculan automáticamente la mejor ruta de nuestro trabajo diario.
En la mayoría de las veces, trabajamos con actividades dependientes de otras. Hasta que unas no finalizan, no podemos ponernos con las demás tareas. Lo que nos bloquea el proyecto y el trabajo de posibles colaboradores. Esta tecnología, precisamente, tiene en cuenta estas dependencias para planificar automáticamente las actividades, sobre un calendario muy visual, basado en una variación del diagrama de Gantt.
Como muchos sabréis, la multitarea es una de las grandes amenazas de la productividad. Por eso, es imprescindible saber priorizar. Debemos exigir a nuestra aplicación de gestión la capacidad de poder identificar las actividades más urgentes, las más importantes, las que podemos hacer más adelante, etc.
Hoy día eso es posible. Y debemos estar al tanto de que estas aplicaciones existen y son accesibles para todos. Sinnaps, por ejemplo, nos informa de la ruta crítica, es decir, de las tareas con un peso mayor en el proyecto. A partir de la adecuada ejecución de éstas, el trabajo podrá finalizar con éxito. Un camino crítico que también nos informará de la duración mínima del proyecto. Así, podremos dar una respuesta realista al cliente.
Supuesto práctico de una planificación flexible y productiva
De acuerdo, tenemos la planificación terminada con los recursos disponibles añadidos a nuestras actividades. Comenzamos el proyecto pero ¡atención!, cambio a la vista. Nos dirigimos al modo de testeo de nuestra planificación y realizamos el cambio para ver cuál sería su impacto en todo el proyecto. La aplicación re-calcula automáticamente la planificación simulada. ¿Podemos asumirlo en el presupuesto? ¿Cambia algo la fecha final del proyecto? ¿Lo aplicamos?
Tomamos la decisión en base a la realidad de cómo afectará esa modificación. Estamos seguros y realizaremos el cambio. Aplicamos esa nueva planificación y superamos el contratiempo con éxito. Todo, en apenas unos minutos gracias a la automatización de la lógica de las nuevas aplicaciones del mercado.
¿Qué ganamos con este modo tan innovador de planificar?
- Decisiones rápidas y efectivas
- Gestión de los contratiempos que puedan poner en peligro la planificación
- Simplificación y productividad en nuestro trabajo diario
- Priorización de tareas para una ruta de trabajo optimizada
- Planificaciones realistas y ajustadas a las verdaderas necesidades del proyecto
En comparación con otras aplicaciones de gestión, Sinnaps ofrece un plan Free con el que todo el equipo puede trabajar gratis. Tiene también una cuenta Professional de 8 euros al mes, para el director del proyecto, por ejemplo.
Como veis, es posible planificar nuestro trabajo con tecnología innovadora para ser lo más productivos posible, no sólo durante la fase de planificación sino a lo largo de todo el proyecto.
Autor invitado: Teresa Canive Directora de Comunicación en Sinnaps.
